GenPI.co Bali - Human Resource Information System atau yang biasa dikenal dengan HRIS online merupakan sebuah sistem yang berupa kesatuan tersendiri atau bisa digabungkan dalam suatu sistem yang lebih besar dalam Enterprise Resource Planning (ERP)
Dengan melalui HRIS online, manajer HR dapat mengelola sekaligus mengakses informasi secara lengkap dan akurat perihal sistem penggajian, kebutuhan SDM, kinerja pegawai, data pegawai, informasi perihal payroll hingga pada kebijakan dan juga prosedur perusahaan dengan fitur payroll software.
Tentang HRIS online
Salah satu hal yang menentukan keberhasilan dalam suatu perusahaan adalah adanya sumber daya manusia. Namun, dalam mengelola sumber daya manusia perusahaan lebih sering membutuhkan banyak pegawai personalia dalam menjalankan tugas tersebut.
Untuk mendapatkan manajemen sumber daya manusia yang lebih efisien yang sekaligus dapat memberikan laporan yang komprehensif untuk pengambilan keputusan oleh suatu pimpinan, sehingga dibutuhkan adanya suatu sistem informasi.
Sistem informasi tersebut biasanya disebut dengan HRIS online yang telah didukung oleh aplikasi atau software yang membuat prosesnya menjadi otomatis dan menjadi panduan para karyawan terhadap informasi yang ada pada perusahaan.
Setiap perusahaan membutuhkan sistem ini karena dengan adanya HRIS online, perusahaan akan lebih mudah untuk memberikan informasi yang dapat menunjang performa dari perusahaan.
Sistem ini pun terbilang cukup lengkap. Hal ini disebabkan karena sistem ini mencakup beberapa fungsi, seperti rekrutmen, database, training, dan juga human resource reporting, serta management.
Sebagai contoh yaitu kasus penyimpanan data pegawai. File yang tersimpan secara manual akan lebih mudah dilihat oleh oknum-oknum yang tidak memiliki wewenang dan tidak bertanggung jawab.
Lain halnya dalam HRIS online, terdapat sistem otorisasi sehingga memungkinkan data tersebut bersifat personal dan hanya bisa diakses oleh orang yang berwenang saja. Dengan demikian dapat meminimalisir adanya kebocoran data.
Tidak hanya itu saja penyimpanan data pegawai HRIS dilakukan dengan cara terpusat. Sehingga meminimalisir terjadinya kesulitan pencarian data yang diperlukan atau bahkan hilangnya data kepegawaian secara tidak sengaja.
Manfaat HRIS online bagi Perusahaan
Setelah mengetahui apa itu HRIS online, lalu apa sajakah manfaat HRIS untuk perusahaan sehingga mewajibkan para pemilik perusahan menggunakan sistem ini? Berikut adalah beberapa manfaat dari HRIS untuk perusahaan, yaitu sebagai berikut:
1. Dapat Melakukan Pekerjaan Berulang dengan Otomatis
Salah satu pekerjaan tim personalia adalah melakukan rekapan absen. Perhitungan pajak, proses pendistribusian gaji, perhitungan payroll, dan sebagainya sehingga dapat dilakukan secara otomatis. Dengan demikian akan membantu pekerjaan menjadi lebih praktis dan juga cepat selesai.
2. Untuk Memudahkan dalam Mengontrol Kinerja Pegawai
HRIS system merupakan sistem yang memiliki berbagai manfaat set dapat dibuat suatu sistem untuk penilaian kinerja.
Hal ini tentu akan memudahkan tim HRD dalam mengontrol kinerja pegawai serta membandingkan kinerja dengan target atau key performance indicator.
3. Lebih Hemat
Dengan adanya HRIS online yang baik tentu akan menekan biaya personalia, seperti penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya. Tidak hanya itu saja, aplikasi ini juga menekan adanya lembur yang nantinya dapat berkurang secara drastis.
4. Mudah dalam Melakukan Perekrutan Pegawai Baru
Apabila perusahaan tengah membutuhkan pegawai HRIS online akan memperlihatkan informasi tersebut serta kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Dengan demikian akan memudahkan manajer HRD dalam proses pemilihan pegawai baru hingga penempatan pada perusahaan.
5. Dapat Membantu dalam Pengambilan Keputusan
Sistem informasi yang terkait sumber daya manusia yang baik tentu akan lebih cepat dalam memberikan informasi yang tepat dan juga cepat. Hal itu dikarenakan sifat dari HRIS online yang langsung terpusat dan juga otomatis.
Sehingga pihak manajer HRD bisa mengakses informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan secara cepat dan kapanpun dibutuhkan.
6. Mengurangi Adanya Human Error
Dengan menggunakan aplikasi ini dapat mengurangi adanya human error, seperti kesalahan dalam perhitungan. Kesalahan ini biasanya sering terjadi pada perhitungan secara manual sehingga dapat diminimalisir.
7. Lebih Fleksibel dalam Mengakses Data
Biasanya HRIS online ini didukung oleh aplikasi yang langsung terhubung secara online. Dengan demikian data dapat diakses kapanpun dan dimanapun oleh pihak yang berwenang.
Sebagai pemilik perusahaan atau manajer HRD bisa melakukan pengecekan atau pemeriksaan dengan fleksibel dan leluasa.
8. Meningkatkan Kepegawaian
Salah satu manfaat dari HRIS online adalah dapat meningkatkan kepuasan kerja para pegawai. Hal ini dikarenakan adanya komunikasi antara pegawai dengan tim personalia yang dapat dilakukan dengan mudah dan juga transparan.
Tidak hanya itu saja manfaat lainnya adalah untuk meminimalisir adanya kesalahan dalam perhitungan gaji dan pajak. Dengan demikian tentu akan meningkatkan kepercayaan pegawai kepada perusahaan yang akhirnya akan meningkatkan motivasi pegawai dalam bekerja.
Fitur-fitur dalam HRIS online
Sistem yang memiliki berbagai kelebihan ini dilengkapi dengan berbagai fitur yang dapat diandalkan. Berikut adalah berbagai fitur yang terdapat pada HRIS, yaitu:
1. Payroll Management
Salah satu faktor terpenting dalam sebuah perusahaan adalah ada payroll management atau masalah penggajian. Hal ini dikarenakan masalah penggajian menjadi hal yang paling krusial bagi sebuah perusahaan.
Jadi, dalam memutuskan menggunakan software Anda harus memilih yang memiliki fitur payroll management. Sehingga dapat membantu Anda dalam melakukan proses payroll. Mulai dari perhitungan hingga pembayaran gaji para karyawan atau pegawai.
Namun, jangan lupa untuk memastikan bahwa software tersebut memiliki fitur tersebut beserta komponen yang lainnya, yaitu mulai dari pajak, tunjangan, lembur, pembayaran, dan yang lainnya.
Mengapa hal ini harus diperhatikan? Karena mengingat setiap karyawan memiliki jumlah upah, pembayaran pajak, dan tunjangan yang berbeda-beda.
2. Manajemen Rekrutmen
Selain fitur payroll management, hal yang harus diperhatikan lainnya adalah adanya manajemen dalam rekrutmen karyawan baru.
Dengan adanya fitur tersebut pihak manajer HRD akan lebih mudah dan menyusun setiap tahapan dalam proses rekrutmen yang mulai diverifikasi informasi, wawancara, evaluasi, negosiasi hingga penerimaan.
Dengan demikian pihak manajer HR dapat memonitor secara langsung proses rekrutmen menjadi hal yang mudah karena hanya dalam satu aplikasi.
3. Manajemen Waktu
HRIS online yang baik juga harus memiliki fitur yang dapat memudahkan para penggunanya dalam mengelola absensi karyawan. Sehingga dapat mengintegrasikan dengan sistem kehadiran biometrik.
Oleh karena itu, Anda tidak perlu melakukan pencatatan kehadiran setiap karyawan secara manual melalui spreadsheet excel atau bahkan melalui kertas.
Mulai dari jam kerja, kehadiran, cuti, lembur, dan semuanya akan tercatat otomatis oleh sistem. Sehingga gaji setiap karyawan akan langsung terhitung secara otomatis dengan sangat akurat.
Selain itu dengan adanya ESS (Employee Self Service) karyawan dapat mengajukan cuti dan juga melihat sisa cuti secara langsung hanya dengan melalui sistem tanpa perlu menanyakan langsung kepada pihak HR.
4. Manajemen Pajak
Seperti yang sudah dibahas di atas bahwa gaji setiap karyawan memiliki jumlah yang berbeda-beda. Salah satu faktor yang mempengaruhinya adalah adanya pajak yang tentunya akan berbeda-beda pula.
Dengan adanya fitur manajemen pajak Anda tidak perlu lagi kebingungan dalam melakukan perhitungan seluruh pajak karyawan Anda.
Di mana semua informasi keuangan dan PPh 21 mulai dari BPJS kesehatan, NPWP, BPJS ketenagakerjaan, bahkan hingga informasi bank karyawan dapat langsung di monitor dan juga dikelola dengan mudah melalui sistem.
5. Manajemen Penilaian
Paling tidak setiap satu tahun sekali perusahaan akan melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawannya. Untuk proses evaluasi yang baik, setiap perusahaan dapat memanfaatkan HRIS online agar dapat memproses dengan cara yang lebih praktis.
Manajer hanya perlu membuat lembar evaluasi sendiri untuk nantinya diberikan kepada setiap karyawan. Terdapat beberapa jenis evaluasi yang dapat dibuat, mulai dari evaluasi skala peringkat, evaluasi diri, penilaian 360 derajat, dan yang lainnya.
6. Manajemen Keuangan
Dalam setiap kegiatan perusahaan pasti terdapat suatu kondisi dimana karyawan sedang membutuhkan biaya tambahan. Seperti ketika ingin bertemu klien, mengadakan pertemuan perusahaan, menghadiri acara penting, atau kebutuhan pribadi seperti klaim kesehatan.
Berbagai biaya yang dikeluarkan dan pengembalian yang diajukan karyawan, semuanya dapat dimonitor melalui fitur manajemen keuangan.
Setelah itu pihak manajer HRD atau keuangan dapat membuat laporan perihal biaya yang sedang dikeluarkan setiap karyawan pada setiap waktu yang lebih akurat dan terhindar dari human error.
7. Laporan HR
Kegiatan rutin HR pada setiap bulannya adalah HR harus membuat laporan perihal tenaga kerja, seperti pengeluaran, gaji, kehadiran, pajak, penilaian kinerja karyawan, dan sebagainya. Untuk membuat laporan tersebut tentu akan membutuhkan waktu yang cukup banyak.
Terlebih lagi apabila perusahaan tersebut sudah memiliki karyawan yang mencapai ratusan. Dengan HRIS pihak HR dapat membuat laporan hanya dalam waktu hitungan detik.
Tipe HRIS online
Software HRIS ini memiliki tiga tipe jika dilihat dari segi fungsinya. Ketiga tipe inilah yang paling banyak dicari oleh perusahaan. Ketiga tipe tersebut antara lain:
1. HRIS Operasional
Tipe HRIS yang pertama ini memiliki pilihan modul terintegrasi dalam mengelola kebutuhan HR dalam ruang lingkup operasional.
Ruang lingkup yang dimaksud adalah administrasi karyawan, pengelola absensi, aplikasi penilaian kinerja karyawan, serta payroll atau penggajian.
2. HRIS Tactical
Selain tipe operasional, juga terdapat tipe tactical. Tipe ini tersedia dengan adanya pilihan modul terintegrasi yang berfungsi untuk mengelola kebutuhan HR dalam manpower planning, training atau development, dan juga recruitment.
3. HRIS Strategi
Tipe HRIS online yang terakhir adalah HRIS strategi yang merupakan software yang sudah dilengkapi dengan adanya berbagai pilihan modul yang telah terintegrasi.
Dengan demikian, aplikasi ini dapat membantu perusahaan dalam menyelaraskan strategi perusahaan dengan karyawannya terlebih khusus dalam sumber daya manusianya. Strategi tersebut dapat juga dilakukan dengan melalui performance review dan goal alignment.
Salah satu software di Indonesia yang memiliki HRIS online adalah Talenta. Software tersebut sudah dilengkapi dengan seluruh fitur, manfaat seperti yang telah dijabarkan di atas.
Mulai dari perhitungan gaji, cuti, absensi, rekrutmen, hingga karyawan offboarding dapat dilakukan melalui HRIS online dari Talenta.
Apabila Anda tertarik untuk mencobanya, Anda dapat menggunakan fitur demo dari Talenta. Jika memerlukan informasi lebih lanjut, Anda juga dapat menghubungi website Talenta. (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News