GenPI.co Bali - Keberadaan attendance management mungkin sudah lagi tidak asing terdengar oleh kegiatan harian yang terjadi di setiap perusahaan.
Bisa jadi, ini sedikit terdengar asing. Akan tetapi, sebenarnya software ini merupakan salah satu aplikasi yang cukup familiar. Anda bisa menggunakannya untuk melakukan absensi karyawan.
Kehadiran aplikasi attendance management tentu menjadi kabar baik untuk memberikan kemudahan tersendiri bagi perusahaan maupun pihak karyawan.
Bahkan di dalam penggunaannya, aplikasi ini dapat digunakan oleh berbagai jenis perusahan dengan skala industri kecil hingga skala besar.
Pengertian Attendance Management
Attendance management merupakan sebuah sistem yang biasa digunakan perusahaan untuk mengelola data serta mengontrol kegiatan dari karyawan.
Sistem ini bisa menjadi salah satu jembatan untuk mengambil keputusan penting yang ada di dalam perusahaan. Tentunya, keberadaan system ini mempunyai peranan yang besar terhadap produktivitas karyawan.
Tidak hanya itu saja, attendance management dapat berperan penting dalam probabilitas di dalam sebuah organisasi.
Kehadiran sistem ini mampu untuk membantu perusahaan dalam melacak kehadiran karyawan dengan harapan untuk mengembangkan pertumbuhan perusahaan. Dengan keberadaan sistem teknologi yang semakin lama menjadi semakin canggih ini.
Membuat sistem ini bisa dilakukan hanya dengan menggunakan software. Tujuan dalam pembuatan software tersebut yaitu untuk memberikan kemudahan dalam mengelola data kehadiran serta absensi karyawan yang ada di dalam sebuah perusahaan. Sehingga, segala bentuk hal yang terkait dengan data karyawan dapat dikelola lebih cepat dan efisien.
Software Attendance Management Terbaik
Software yang bisa Anda gunakan untuk membantu pengelolaan data karyawan, saat ini bisa ditemukan dengan cara lebih mudah.
Sudah banyak sekali perusahaan-perusahaan yang menghadirkan aplikasi ini dengan dilengkapi berbagai fitur unggulan. Tentunya fitur tersebut mempunyai fungsi dan tujuan yang berbeda-beda.
Untuk bisa menemukan jenis aplikasi yang tepat, Anda perlu untuk memperhatikan kelengkapan dari fitur yang diberikan.
Apabila aplikasi tersebut mempunyai kelengkapan fitur yang lengkap serta mempunyai kesesuaian dengan kebutuhan pada perusahaan. Dapat dipastikan bahwa aplikasi tersebut merupakan sebuah sistem yang tepat dengan kualitas yang terbaik.
Berikut ini beberapa deretan dari aplikasi attendance yang terbaik dan sangat direkomendasikan untuk melengkapi perusahaan Anda.
1. Talenta by Mekari
Salah satu rekomendasi aplikasi attendance dengan fitur yang lengkap yaitu Talenta by Mekari. Software yang satu ini dapat membantu untuk mengatur data absensi kehadiran karyawan. Dengan fitur-fitur canggih yang lengkap dengan berbasis GPS dan juga fitur selfie.
Tentunya, keberadaan fitur tersebut sangat membantu perusahaan dalam mengetahui lokasi terkini karyawan. Lokasi tersebut diambil pada saat karyawan melakukan absensi secara online.
Selain itu, software Talenta by Mekari juga dapat memberikan sebuah akses kepada perusahaan untuk memantau keterlambatan pada karyawan.
Bahkan, aplikasi ini juga mampu mengelola penentuan jam istirahat serta ketidakhadiran karyawan pada saat jam bekerja. Dengan berbagai kelengkapan fitur yang diberikan tersebut.
Anda bisa dengan tenang meninggalkan sistem kerja lama menjadi sistem yang lebih cepat dan tentunya aman digunakan.
Selain itu, keakuratan yang diberikan juga tergolong sangat tinggi dengan kinerjanya yang berfungsi untuk mengumpulkan segala data karyawan yang telah diperoleh. Hal tersebut merupakan salah satu prinsip yang dipegang oleh Talenta by Mekari.
Dengan memberikan kepercayaan yang tinggi terhadap penggunaannya, dapat membuat aplikasi ini bisa menjadi perangkat lunak yang bisa diandalkan.
Di sisi lain, Talenta dapat memberikan bentuk dukungan yang tinggi untuk perusahaan bisa memenuhi segala kebutuhan dasar yang sedang dibutuhkan.
Mengingat, bahwa setiap perusahaan membutuhkan banyak sekali pekerjaan disamping mengelola kinerja serta pengaturan jadwal pada karyawan.
Dengan demikian, penggunaan dari software Talenta by Mekari akan sangat membantu Anda untuk bisa mengontrol kinerja karyawan sepenuhnya. Download melalui link ini https://www.talenta.co/fitur/attendance-management/ untuk dapatkan gratis akses selama 14 hari.
2. Zoho People
Zoho People merupakan salah satu aplikasi luar negeri yang menyediakan layanan attendance management. Kehadiran aplikasi yang satu ini membawa berbagai jenis fitur yang menguntungkan setiap penggunaannya.
Hal ini dengan dibuktikannya bentuk solusi untuk mengatasi berbagai macam masalah yang kerap ditemukan pada sebuah perusahaan.
Misalnya dengan bentuk penyimpanan data-data yang berkaitan dengan karyawan, pengambilan cuti dan masih banyak yang lainnya. Dalam proses pengaplikasiannya, Zoho People ini mempunyai teknik yang cukup mudah untuk digunakan.
Anda bisa menggunakan melalui situs website resmi atau menggunakan software yang tersedia di dalam perangkat telepon. Pada aplikasi ini telah dilengkapi dengan fitur terbaik yang bisa melacak IP address seseorang.
Sehingga, Anda bisa mengetahui keakuratan lokasi karyawan pada saat melakukan absensi. Dengan keberadaan fitur ini, Anda bisa mengontrol sepenuhnya terhadap kehadiran karyawan.
Selain itu, fasilitas dashboard yang ada di dalam aplikasi ini, dapat Anda kontrol sepenuhnya. Dalam artian, Anda bisa mengubah-ubah tampilan layar menjadi sesuai dengan keinginan.
3. Virtual Attendance
Selanjutnya yaitu aplikasi attendance. Pada software kali ini, untuk melakukan proses absensi pada karyawan menggunakan kode QR.
Tentunya kode tersebut dapat digunakan oleh seluruh anggota perusahaan. Baik itu divisi manajer maupun divisi yang lainnya. Meskipun metode yang digunakan sudah tergolong canggih.
Akan tetapi aplikasi ini tidak menyediakan untuk perizinan untuk melacak lokasi tertentu. Hal ini dikarenakan lokasi tersebut termasuk ke dalam privasi seseorang.
Pada dasarnya, aplikasi ini cocok digunakan untuk pebisnis kecil yang baru saja merintis sebuah usaha. Dikarenakan, pengelolaan yang ada pada Virtual Attendance masih mempunyai keterbatasan dalam jumlah karyawan.
Anda dapat menggunakan aplikasi ini secara gratis dengan jumlah karyawan sebanyak lima orang. Namun, apabila Anda ingin menambah jumlah karyawan ke dalam aplikasi.
Anda bisa melakukan upgrade aplikasi dengan membayar seharga US$5 atau setara dengan Rp80.000.
Pentingnya Keberadaan Attendance Management Bagi Pebisnis
Keberadaan absensi dalam suatu perusahaan bukan hanya sekedar data biasa untuk mengetahui kehadiran karyawan. Akan tetapi, hal ini juga berperan penting dalam pengambilan keputusan penting yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan.
Dengan kesadaran akan hal tersebut, maka tentunya perusahaan sangat membutuhkan kehadiran attendance management untuk mengelola absensi serta data-data lainnya.
Keberadaan sistem ini juga dapat membantu perusahaan dalam melacak keberadaan karyawan tersebut. Dengan keuntungan-keuntungan yang diberikan ini, dapat membuat perusahaan menjadi tumbuh dan berkembang dengan lebih baik.
Salah satu manfaat yang menonjol dari keberadaan aplikasi attendance yaitu perusahaan dapat mengelola seluruh data karyawan menjadi lebih mudah.
Hal ini dikarenakan prosesnya yang dapat langsung dilakukan secara otomatis. Tentunya proses perhitungan waktu menjadi lebih singkat dan mudah untuk dilakukan.
Meskipun dilakukan secara otomatis, akan tetapi Anda masih bisa melakukannya dengan cara manual. Selain itu, keberadaan attendance management dapat sedikit meminimalisir tindak kecurangan yang dilakukan karyawan.
Tidak jarang ditemukan karyawan yang melakukan pencurian waktu atau mungkin dengan memanipulasi data absensi yang dimilikinya.
Jenis-jenis Pengelompokan Aplikasi Attendance
Pada dasarnya, menu dari aplikasi attendance ini terbagi dari beberapa jenis. Tentunya jenis-jenis tersebut mempunyai fungsi dan kegunaan masing-masing.
Dengan adanya software ini dapat menunjang keberhasilan perusahaan untuk menjadi lebih baik lagi. Berikut ini beberapa jenis attendance management yang perlu untuk diketahui.
• Berdasarkan Pengelompokan Waktu
Jenis yang pertama yaitu berdasarkan dengan pengelompokan waktu. Hal ini berfungsi untuk mengelompokkan jam kerja karyawan di waktu yang bersamaan. Dengan penggunaan aplikasi attendance, Anda bisa mengelola jadwal karyawan menjadi lebih teratur.
Keberadaan hal ini bisa bermanfaat untuk mendapatkan jam kerja yang lebih fleksibel, toleransi akan keterlambatan, penetapan cuti tahunan dan masih banyak yang lainnya. Tentunya berbagai komponen tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan masing-masing perusahaan.
• Berdasarkan Hari Libur
Adanya pengelompokkan data karyawan sesuai dengan hari libur ini dapat mengkonfigurasi hari libur yang bisa diperoleh karyawan. Dengan adanya pengelompokkan ini perusahaan bisa menentukan terhadap kuota cuti serta jangka waktunya. Sehingga, perusahaan bisa mengelola dengan baik terkait dengan data-data karyawan yang telah mengajukan cuti.
• Berdasarkan Persyaratan Lembur
Pada jenis kali ini, dapat dilakukan dengan pendataan karyawan yang telah mengajukan jam lembur terhadap perusahaan. Sehingga, dengan adanya jenis ini, pihak HR bisa memberikan izin kepada karyawan tanpa adanya prosedur lain yang lebih rumit.
Biasanya, jika menggunakan cara yang manual perusahaan akan mendata satu persatu terkait dengan kepentingan karyawan pada saat mengajukan lembur. Namun, kerap kali hal ini tergolong cukup sulit untuk bisa mendapatkan izin.
Sehingga, adanya pengelompokkan ini, perusahaan akan lebih mudah untuk menyetujui permintaan karyawan untuk melakukan kerja lembur.
• Pengelompokkan Jadwal Karyawan
Jenis attendance management lain yaitu pengelompokkan atau pendataan karyawan terhadap jadwal kerja yang dimiliki. Perusahaan akan lebih mudah untuk mengelola catatan kehadiran karyawan apabila jadwal yang telah ditetapkan sesuai dengan jadwal seharusnya.
Pihak perusahaan bisa secara langsung memasukkan data karyawan kemudian menganalisis serta membandingkan dengan rencana yang telah dikonsepkan.
Pada tahap kali ini terdapat dua menu yang berbeda. Diantaranya yaitu jadwal yang belum dianalisis dengan menu yang telah dianalisis.
Fungi dari adanya analisis ini yaitu bisa menghasilkan bentuk jadwal karyawan yang sesuai dengan kehendak perusahaan serta kebutuhan karyawan.
Tentunya jika jadwal yang telah dibuat sesuai dengan kebutuhan masing-masing, kedua belah pihak bisa melakukan setiap pekerjaan menjadi lebih maksimal.
Hal ini tentu saja haruslah dipikirkan secara matang terkait dengan ketepatan dalam membuat sebuah jadwal. Perusahaan juga harus mengkonfirmasi terlebih dahulu terhadap karyawan yang bersangkutan.
Cara Menggunakan Aplikasi Attendance Management dengan Tepat
Cara menggunakan aplikasi attendance management ini umumnya tidak terlalu sulit. Hanya diperlukan pemahaman terkait dengan fitur-fitur yang ada di dalamnya.
Langkah awal yang perlu dilakukan yaitu dengan memastikan bahwa koneksi internet berada pada kondisi yang aktif dan stabil.
Setelah itu, Anda bisa menyesuaikan kebutuhan dengan berbagai fitur yang disediakan. Misalnya seperti kebutuhan pengelompokkan data karyawan.
Anda bisa memasukkan data-data karyawan secara lengkap untuk proses pendaftarannya. Setelah itu, Anda bisa secara langsung mengelola absensi karyawan dengan informasi yang telah diperoleh ketika karyawan tersebut melakukan check in atau check out.
Demikian, penjelasan terkait dengan attendance management yang sangat berguna untuk pertumbuhan dan perkembangan sebuah perusahaan.
Tentunya, pebisnis bisa mengontrol dan mengelola data-data karyawan menjadi lebih optimal. Karena pada dasarnya pertumbuhan perusahaan yang pesat berasal dari kinerja karyawan yang kompak dan baik. (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News